【個人事業主必見】領収書の宛名はどうする？書き方から保管方法まで

個人事業主が取引をする上で、領収書は必要不可欠な書類の1つです。

しかし、領収書の宛名や書き方、保管方法について、正しい知識がないとトラブルの原因となることもあります。

本記事では、個人事業主が領収書をもらう際の宛名の書き方から保管方法まで、必要な情報を解説します。

また、領収書がない場合の代替手段や、領収書に必要な記載事項についても紹介します。

領収書に関する正しい知識を身につけ、ビジネス上でのトラブルを回避しましょう。

領収書について

領収書は、販売やサービスの代金が支払われた際に発行されるもので、支払われた金額や日時、取引先の情報などが記載されています。

個人事業主が事業を行う上でも必要不可欠で、会計処理や確定申告の際に必要です。

この章では、領収書の基本について解説します。

領収書とは

領収書とは、商品やサービスの代金の支払いを証明する書類です。

具体的には、支払金額や支払いの日付、支払先の名称や住所などが記載されたものです。

個人事業主が自分自身や事業に関連する支払いをした場合、その証明として必要となる書類の1つが領収書となります。

領収書は確定申告時に必要で、確定申告後も保管しておく必要があります。

領収書があることで、間違いのない会計処理と確定申告を行うことができ、不必要な税務署の指摘や追加の課税を避けることができます。

領収書が必要な理由

領収書は、個人事業主にとって重要な書類の一つであり、取引先とのやり取りや税務申告に欠かせません。

領収書が必要な理由は以下の通りです。

これらの理由から、個人事業主は領収書を正しく保管し、必要な際にすぐに取り出せるようにしておくことが重要です。

また、領収書には必要事項が書かれていることが求められるため、もらう際やわたす際に注意が必要です。

個人事業主の領収書の宛名はどうする？

個人事業主の領収書の宛名は、どのように記載されているべきなのでしょうか。

この章では、パターン別に注意事項を説明します。

領収書を受け取る場合

個人事業主が領収書をもらう際、宛名はどうするのでしょうか。

個人事業主に宛てた領収書では、宛名には氏名（フルネーム）と屋号が記載されている必要があります。

屋号が記載されていない氏名だけの領収書も有効なのですが、事業の経費だと第三者が見てもわかるように、記載されていたほうが無難です。

なお、旧姓やペンネームで活動している場合は、旧姓やペンネームが宛名となっていても領収書として有効です。

法人として領収書をもらう場合には、個人の氏名ではなく、正しい法人名が記載されている必要があります。

宛名は発行元に記載してもらうものなので、「このように書いて欲しい」と伝えられるようにしておくとよいでしょう。

個人事業主に領収書をわたす場合

個人事業主が領収書を発行する際、相手が個人事業主であれば、宛名には氏名（フルネーム）を、さらに屋号があれば合わせて屋号を記載します。

相手に確認をしながら、正しく宛名を記載しましょう。

フルネームで記載する

個人事業主にわたす領収書の宛名には、必ず氏名をフルネームで記載しましょう。

フルネームではないと、後々先方で事業経費として認められず、トラブルになってしまったりする可能性があります。

名前が漢字でない場合や、漢字が難しい場合、読み方がわからない場合などにも、確認をしながら丁寧に記載しましょう。

屋号があれば合わせて記載する

個人事業主にわたす領収書の宛名には、屋号があれば合わせて記載しましょう。

屋号が記載されていると、取引先で事業経費として認められやすくなります。

氏名だけの領収書であっても領収書としては有効ですが、万が一に備えて、できるだけ屋号も記載しておくことをおすすめします。

屋号が漢字でない場合や、漢字が難しい場合、読み方がわからない場合などには、確認をしながら丁寧に記載しましょう。

また、発行者として記載する自分の情報についても、氏名と屋号をきちんと記載するようにしましょう。

法人に領収書をわたす場合

企業などの法人とやり取りをする際は、正式名称が記載されているかどうかの確認が重要です。

合わせて、担当者の名前や部署、所在も確認しておきましょう。

これらの情報が明確であれば、後で確認する際にもスムーズです。

正式名称で記載する

企業などの法人にわたす領収書の宛名には、「株式会社」などの法人格を含めた正式名称を記載しましょう。

「株式会社」を社名の前につける「前株（まえかぶ）」、社名の後につける「後株（あとかぶ）」も正しく記載する必要があります。

会社名や商号、正式な呼称が適切に記載されていることで、先方の経理処理がスムーズに進みます。

逆に、間違った宛名の領収書をわたしてしまうと、問い合わせや再発行など追加の手間や時間がかかってしまいます。

宛名を記載する際には、十分な注意が必要です。

担当者の名前や所在を記載する

法人との取引では、担当者の名前や部署、事業所の所在などを把握しておくことが重要です。

これにより、万が一領収書に誤りがあった場合などに、連絡をして対応することが容易になります。

また、取引先として正確な情報を記録しておくことは重要であり、後々の連絡や営業にも役立ちます。

可能であれば領収書にも、取引先の事業所や部署、フルネームでの担当者名を記載しましょう。

宛名に「上様」はあり？

個人事業主が領収書を受け取る際に、宛名に「上様」と記載されることがありますが、宛名がはっきりしていない領収書は様々なトラブルの原因になります。

受け取った領収書の宛名が、略式の宛名である「上様」となっていた場合は、その場ですぐに修正してもらいましょう。

また、自分がわたす領収書にも「上様」とは記載しないようにしましょう。

このような略式の宛名は、一部の取引先では使用されている可能性もありますが、基本的には相手に不快感を与えるものです。

また、税務署に指摘を受けるなどのトラブルや、商取引上のトラブルにつながることもあります。

宛名が正しく記載された領収書を使って、トラブルを回避するように心がけることが重要です。

宛名以外で領収書に記載すべき内容

領収書には宛名以外にも記載すべき内容があります。

請求書の発行がされていない場合は、領収書が「請求に対して支払い済みである」と証明する重要な書類となります。

このため、消費税の請求書等に定められる必要事項を含めて、正しく作成されている必要があります。

一般的に領収書には以下のような項目が必要です。

また、領収書によっては、以下の情報も必要とされる場合があります。

以上が、宛名以外で領収書に記載すべき内容です。

適切な情報を含めた領収書を作成することで、税務処理や取引上のトラブルを防ぐことができます。

領収書がない場合の対処法

領収書は、支払った証拠を残すための重要な書類です。

しかし、領収書を紛失してしまうことや、受け取ることができないこともあるでしょう。

自動販売機での購入、電車・バスの交通費、慶弔費、インターネット注文などでは領収書が発行されないことも多く、そのままでは支払ったことを証明する書類が残りません。

そこで、領収書がない場合の代用方法について解説します。

レシートで代用する

領収書を紛失してしまったり、受け取ることができなかった場合、レシートがあれば代用することができます。

レシートを確認して、支払日時、支払先、金額が明確に記載されていれば領収書に代わる支払いの証拠となります。

ただし、いつどこで何を買ったのかわからないレシートもあり、必ずしもすべてのレシートが有効となるわけではありません。

出金伝票で代用する

領収書やレシートがない場合は、出金伝票を作成して代用することができます。

出金伝票は支払いをした際に支払内容、金額、支払先などを記録するもので、領収書がない場合の代用に最適です。

正確に記載し、日付も忘れずに入力するようにしましょう。

個人事業主が領収書をもらう際の保管方法

個人事業主にとって領収書は重要な書類の一つであり、会計上必要不可欠です。

しかし、領収書の保管についてはどのように行えばよいのか悩む方も多いでしょう。

ここでは、領収書の保管期間や、月ごとにまとめる方法など、個人事業主が領収書をもらう際の保管方法について解説します。

領収書は7年間保存する

個人事業主が領収書をもらう際には、取り扱いに注意が必要です。

領収書は、原則として7年間保存する必要があります。

そのため、受け取った領収書を捨てずに保管することが大切です。

また、領収書は税務署の税務調査において必要になることもあるので、整理や保管には十分に注意しましょう。

わたした領収書の控えがある場合は、もらった領収書とは扱いが異なりますが、区別をして同じように保管しておくとよいでしょう。

問い合わせがあった場合などに、確認することができます。

月ごとにまとめておく

個人事業主が領収書を管理する際には、月ごとにまとめることをおすすめします。

領収書を月ごとにまとめることで、確認したいときに領収書を探す手間が省けます。

領収書をまとめる際は、専用のファイルやケースを使用すると便利です。

まとめ

この記事では、個人事業主にとって必要不可欠な領収書について解説しました。

領収書は確定申告時に必要な書類であり、適切な宛名や保管方法にも注意が必要です。

領収書がない場合は、代用する書類を用意しておくようにしましょう。

個人事業主は領収書を7年間保管することが必要であり、月ごとにまとめることをおすすめします。

今回紹介した内容を参考にして、領収書の取り扱いについて適切な対応をしていただければ幸いです。