個人事業主必見！領収書の書き方や保管方法を解説

個人事業主の方で、領収書はどのようにすればいいか悩んでいる方も多くいらっしゃると思います。

今回は領収書の書き方や保管方法をご紹介します。

個人事業主の領収書の書き方

個人事業主は、どのように領収書を書けばいいのでしょうか？

領収書の必要項目などについて書いていきます。

宛名

宛名の名前は、正式な名称もしくは会社名で書きます。

例えば、「上様」や、会社を「(株)」や「(有)」などと略さずに、株式会社、有限会社、合資会社、合同会社、合名会社と、正式に書きます。

日付

実際に支払いが起きた日の日付を書きます。

経理処理などの都合で、日付を操作することは違法行為と判断されることもあります。

金額

正確な支払い金額を書くのはもちろん、その他にも記載方法のルールがあります。

但し書き

支払いがどのような商品やサービスに対して行われたか、詳しく記載します。

「品代」など、略した書き方は用いないようにしましょう。

支払先の情報

支払いを行う側の住所・氏名(法人の場合は商号や代表者名)を記載します。

トラブル防止のため、発行者の印鑑も押しておきます。

収入印紙

5万円以上の金額の記載がある領収書には、収入印紙の貼付が必要になります。

貼付せずに領収書を発行すると、必要な印紙税額の印紙貼付、その2倍の過怠税が徴収される場合があるので、注意が必要です。

収入印紙には領収書を発行した人の印章や署名で消印する必要があります。

収入印紙の不正な再利用を防ぐためです。

的確請求書(インボイス)の場合

適格請求書の場合、名前が納品書や領収書などであっても、次に挙げる必要事項さえ記載されていれば、適格請求書として認められます。

個人事業主が領収書に使用できる印鑑

個人事業主が領収書に使う印鑑をご紹介します。

角印

「会社印」や「社版」などとも呼ばれる、角型の法人印です。

丸印

経営者が会社の代表者として、対外的に使用する印鑑のことです。

個人事業主の領収書のもらい方

確定申告には、会計帳簿をもとに作成した決算書が必要になり、その会計帳簿には、請求書やレシートが必要になってきます。

領収書をもらう際には、必要な項目がちゃんと記載されているか確認しましょう。

領収書のもらい方を説明します。

レシートでも大丈夫？

レシートは領収書の代わりにすることができます。

国税庁では取引のあった証拠として使う書類に以下のことが書かれていれば、レシートを領収書の代わりとすることができます。

クレジットカードの明細でも大丈夫？

クレジットの「ご利用明細」も、一定の条件を満たせば領収書に該当します。

「取引先の氏名」や「取引の日付」などが記載されているからです。

ただ、取引の詳細を記帳している場合は、レシートや領収書を一定期間保管することか義務付けられています。

基本的には領収書やレシートは受け取るようにして、紛失やもらえなかった場合は、クレジットカードの利用明細で代用することができます。

領収書がない場合は？

領収書が発行されなかった時やもらい忘れた時は「出金伝票」で代用が可能です。

出金伝票は自分で作成します。

出金伝票を作成する場合には、以上の項目を記載する必要があります。

取引の実態が分かるようにするためです。

個人事業主の領収書の保管について

個人事業主の領収書の保管の仕方などについておつたえします。

保管期間

保管期間は、青色申告か白色申告か、欠損金が生じたかどうかでそれぞれ異なってきます。

簡易な方法による記帳の白色申告の場合は5年間。

青色申告をしている場合は、7年間です(前々年分の所得が300万円未満の場合は、5年間です。)

青色申告の法人で、欠損金が出た事業年度は、10年間です。

申告している雑所得に業務があり、かつそれにかかる前々年分の収入金額が300万円を超える場合は、5年間です。

保管している領収書やレシートは、税務調査の際に税務署から求められた場合に提出しなくてはなりません。

税務調査というのは頻繁に行われるわけではないので、そんなにナーバスに管理が必要なものでもありません。

「逸失しないこと」、「月ごとにファイルや封筒などで分別」ということを頭においておけば、大丈夫です。

保管方法

個人事業主は、領収書やレシートを整理せずに保管すると、必要な時に出せなかったり、紛失したりする原因になってしまいます。

それでは領収書やレシートをうまく保管できる方法はどんな方法なのでしょうか？

月や項目ごとに保管する

支出した月ごとや、経費の項目ごとにファイルに作成する方法があります。

領収書やレシートをもらったら、一旦月ごとに分けた封筒に保管し、経費を計算したら、経費の項目ごとに分けたファイルに入れます。

・12枚の封筒を用意し、経費ごとに必要なファイルを用意する。
↓
・領収書やレシートを受け取ったら月ごとに分けた封筒に入れていく。
↓
・経費を計算したら、経費ごとに分けたファイルに移していく。

単純な方法ですが、分かりやすいので、是非試してみてください。

スキャンして電子保存する

最近はスマートフォンのカメラなどを利用して、スキャナ保存できる機能もあります。

この方法を利用して、領収書やレシートをもらったら、スキャナ保存し、保存したものを経費ごとに分けたファイルへ移しておくと便利です。

個人事業主の領収書についての注意点

個人事業主の領収書に対しての注意点は、次に挙げる3つあります。

領収書の記載事項に気をつける

上記に挙げた項目が記載されているか、きちんと確認をしましょう。

また、5万円以上の領収書の場合は、収入印紙も貼られているか確認しましょう。

経費になるものとなるものを見極める

領収書をもらっても経費にできないものもあるので注意が必要です。

「その収入を得るために直接必要であった金額」が、国税庁では経費にできるものとされています。

例えば、自宅を事務所にしている場合や、携帯電話をプライベートでも仕事でも使っている場合、家賃や通信費を経費として計上する必要があります。

その際はプライベートと仕事の割合を加味した金額で計上します。

経費にならないものもあります。

例えば、1人でランチをしたり、家族で食事したりするのは、経費ではあげられないです。

経費となるもの、ならないものを分けて考えることも必要です。

電子帳簿保存法に注意する

2022年1月から電子帳簿保存法の法律が改正されて、領収書の保存方法も変わります。

要件を満たしてスキャナ保存をしたものに関しては、保管の必要がなくなって原本を破棄してもいいことになりました。

スキャナ保存を行っていない領収書やレシートは5年もしくは7年の保管が必要です。

現在は2年の猶予期間が設けられていますが、2024年1月からは電子取引におけるデータ保存が義務化にらなります。

新しい法律に向けて、準備しておきましょう。

まとめ

個人事業主の領収書の書き方、保管方法などをお伝えしました。

すべての個人事業主の方が、ややこしい領収書と上手く付き合っていけることを願っています。

最後までご覧いただき、本当にありがとうございました。