個人事業主は会議費を計上できる？条件や認められる事例を紹介

毎月経費を計算するときに、「これは会議費として計上できるか」とお悩みの方は多いのではないでしょうか。

「会議費」とは、取引先との会議や打ち合わせのために発生する費用のことをいいます。

事業を営んでいる場合には、当然発生する経費の１つですよね。

今回は、個人事業主における会議費の条件や事例についてそれぞれ解説していきます。

会議費とは

会議費とは、取引先や社内のメンバーと打ち合わせや会議をするために発生する費用を指します。

以下に会議費として計上できるものの例を挙げます。

上記の例を参考に、取引先との打ち合わせや会議の後には、かかった費用をメモしておくと、後々の確認がしやすいでしょう。

会議費として計上するには、打ち合わせを行った目的や参加者、そして打ち合わせに要した金額などを議事録に記載しておくのが一般的なやり方です。

会議費と交際費の違い

ここでは会議費と交際費の違いについて紹ましょう。

上述した通り、「会議費」とは、取引先との打ち合わせや社内ミーティングの際に発生した費用のことです。

高級な弁当や単なる個人間の飲み会の場合は、通常会議費の対象にはなりませんが、会議を目的とした会食であれば会議費として処理することができます。

「交際費」とは、取引先との円滑な取引のために接待等を行うのにかかった費用のことを指します。

具体的には、取引先との食事会や結婚などの冠婚葬祭、接待ゴルフなどが挙げられます。

個人事業主が計上できる会議費の上限

個人事業主が計上できる会議費の上限について説明します。

個人事業主における会議費の上限は、1人あたり5,000円以下となっています。

クライアントや外部関係者の人との会食に参加したときに、1人あたりの費用が5,001円以上だった場合は、交際費に計上します。

ただし、会議でお酒を飲みながら打ち合わせをした場合はアルコール代は含まれません。

個人事業主がクライアントや従業員と会議を行う場合は、1人あたりの金額をしっかりと把握することが大切です。

個人事業主が会議費として認めてもらえる費用

続いては、個人事業主が会議費として認めてもらえる費用について説明します。

個人事業主でどこからどこまでが会議費として計上できるかという基準があります。

以下に具体的な例を紹介しますので、参考にしてみてください。

会議費として認められる費用

会議費として認められる費用は、取引先との打ち合わせや社内ミーティングの際に発生した費用となります。

会議で使用する資料代や貸し会議室の料金、会議にともなう弁当、お茶などの飲食費用などが挙げられます。

会議費は、交際費との経費の区分けが難しい場合があります。

食事に要した費用のうち会議費に認められるのは、「商談や打ち合わせなどの話し合いを目的として食事をする際の費用」と捉えるのがいいでしょう。

会議費として認められない費用

経費を計上する上で会議費として認められない費用は、カラオケやクラブなど会議に適さない施設の会場料、社員同士のプライベートの飲み会にかかった金額です。

平成18年の税制改正により、取引先との飲食費が1人あたり5,000円以下であれば会議費として認められることになりました。

会議の目的以外で、取引先の人や社内の人に贈り物をするのにかかる費用は、接待交際費に該当します。

個人事業主は、会議費とプライベートの付き合いを混同せず、しっかりと区別するようにしましょう。

個人事業主が会議費を計上するために意識すべきこと

それでは、個人事業主が会議費を計上するために意識すべきことを紹介します。

個人事業主がで会議費を計上する際は、実際に業務上で会議を行ったかどうかを判断するのが大切です。

そして、税務署から経費についての説明求められた場合、実際に会議を行ったことを客観的に証明できる書類を用意しなければいけません。

ここでは、保存しておくべき書類と注意するポイントについて説明します。

誰と行ったのかを記録する

個人事業主で会議費を計上の場合は、誰と会議をしたのかをきちんと記録することです。

税務署に提出する際は、まず取引先や社内の誰と利用したのかを領収書に記載しておきましょう。

誰と利用したのかが領収書に記録に残っていなかったら、会議の実態が不明確であるとして、会議費として認められない場合があります。

会議費を計上していくには、誰と何の目的で利用したのかを領収書に書き込むことが大切です。

領収書が貰えない場合は出金伝票を作成する

もし領収書がもらえない場合は、出金伝票を作成することが大切です。

レンタルスペースやカフェ等で会議を開いた後に、手元に領収書がない場合は、出金伝票を発行して以下の項目について記載しておきましょう。

税務署に記録の提出を求められた場合は、上記の内容を記録として残しておけば問題なく対応できます。

社内の人や取引先の人と頻繁に打ち合わせをする機会が多い場合は、勘定科目を追加することもおすすめです。

勘定科目を追加すると交際費と会議費を区別しやすくなり、会議や事業にかかる費用を管理しやすくなります。

まとめ

今回は、個人事業主における会議費の条件や認められる具体例を紹介しました。

個人事業主が会議費を計上する場合の注意点は以下の５つです。

個人事業主で会議費について悩んでいる方はぜひ参考にしてみてください。