個人事業主として働く場合、就労証明書が必要となった際の書き方に不安を感じる方も多いのではないでしょうか。
また、業務委託の場合は、どのように就労証明書を作成すればいいのかもわからないことがあります。
そんな方のために、本記事では個人事業主が就労証明書を書く方法や業務委託の場合の対応方法をくわしく解説します。
また、就労証明書の書き方に関する間違いや、間に合わない場合の対処法についても紹介します。
この記事を監修した人
行政書士・社労士：山下真由美
監修者プロフィール
2018年、港区南青山に行政書事務所開業。2020年、社会保険労務士試験合格、翌年に事務所名をベリテ社労士・行政書士事務所に変更する。2023年、特定社会保険労務士付記。外国人の在留資格に関する手続きから労務管理まで、外国人雇用に関するご相談を承っています。著作権相談員、空き家問題相談員。
個人事業主は就労証明書を書ける？
この章では、個人事業主が就労証明書を書けるかどうかについて解説します。
結論として、個人事業主は自分で就労証明書を書くことができます。
ただし、その場合は就労の事実を確認する書類として、開業届や確定申告書などの提出が必要になる場合もあります。詳細については、以下で説明します。
就労証明書とは
就労証明書は、自分が働いていることを証明する書類で、通常は勤務先企業が発行します。
就労証明書には、業種、従業員の氏名や住所、勤務先名称や住所、雇用形態、就労日数・時間や実績などが記載されます。
また、従業員が社会保険に加入していた場合は、加入期間や保険種類も併せて記載することがあります。
就労証明書は、保育園や学童保育への申し込み、転職や住宅ローンの申請など、多岐にわたる場面で必要とされる書類です。
参考就労証明書が必要になるケースについては、こちらで詳しく解説しています。
個人事業主は自分で就労証明書を書く
就労証明書は、個人事業主の場合は自分で作成する必要があります。
就労証明書は、就労している事実を証明する書類であるため、正確性が求められます。
また、就労証明書以外に、就労の事実を確認する書類として、開業届や確定申告書、就労状況申告書などの提出が必要になる場合もあります。
個人事業主やフリーランスなどは就労時間が不規則であることが多いため、1日の就労の様子を表にしたり、過去1か月の就労実績を詳しく記載したりして、就労事実の証明を求められることもあります。
求められる書類は自治体や提出先企業によって異なりますので、提出先に確認することが必要です。
就労証明書については、事業者の負担軽減のため、内閣府より標準的な書式が公開されています。
マイナポータルのぴったりサービス「就労証明書作成コーナー」にも掲載されています。
ただし、個人事業主は就労状況申告書など別の書式になる場合もありますので、あらかじめ自治体など提出先に確認しておくことをお勧めします。
個人事業主の就労証明書の書き方
個人事業主にとって就労証明書の書き方は、ほかの雇用形態と異なるポイントがあるため、注意が必要です。
ここでは、個人事業主の就労証明書の書き方について解説します。以下は、就労証明書に書く項目の例です。
証明日
証明書発行日のことです。就労状況申告書では申告日と書かれていることもあります。
書式には地域によって違いがあるため、自治体や会社によって求められる書式に沿った形で作成する必要があります。記入例を公開しているところがほとんどですので、参考に作成すると効率的です。
個人事業主が就労証明書を書く場合は、氏名や住所、就労時間や内容などを正確に記載する必要があります。
事業所所在地
就労証明書の事業所所在地には、正確な住所を記載する必要があります。
とくに、転居や引っ越しをした場合、記載内容が古いままでは、証明書の信頼性が低くなってしまいます。
また、個人宅を事業所所在地としている場合は、居住地と同じ住所を記載するといった注意点もあります。
事業所名
就労証明書の事業所名には、自分が属する事業所名を正確に記載する必要があります。
個人事業主の場合は、屋号や団体名、個人名を記載することが一般的です。
企業の場合は、事業所名、代表者名の他に、証明書発行者が所属する事業部署や担当者を明示する必要があります。
就労者の名前・電話番号
就労者のフルネーム（漢字表記）、生年月日、雇用期間、雇用形態、勤務地住所、電話番号を記載します。
また、場合によっては保険証番号や年金番号の記載も必要となる場合があります。
個人情報に関する記載については、十分な注意が必要です。
必要であれば、就労者から事前に個人情報の承諾を得るなど、プライバシー保護に配慮した記載を心がけましょう。
就労形態
就労形態には、正社員、パート、アルバイト、契約社員などがあります。具体的にどのような形態で雇用されているかを記載しましょう。
また、在宅勤務、フルタイム勤務、パートタイム勤務、オンコール勤務など、就労形態によって勤務時間や休暇の取り方も異なります。
このため、勤務形態の記載だけでなく、勤務時間や休暇の取り方についても具体的に記載しましょう。
仕事内容
業種の選択肢にチェックを入れたり業種を記入したりします。
仕事内容の記載を求められている場合には、業務内容や担当業務などを記載します。
就労者がどのような業務に従事しているのか、どのような仕事を行っているのかを書く必要があります。
就労時間・1か月の就労日数
就労証明書における「就労時間・1か月の就労日数」については、労働時間や休憩時間、および1か月における就労日数を明確に記載する必要があります。
このとき、週何日、何時間働いているのかなど、できるだけ具体的な数値を記入することが望ましいです。
また、実際の就業時間や就業日数と異なる場合は、その理由も記載する必要があります。
就労時間や就労日数に関する情報は、申請先の機関によって異なる場合があるので、必ず確認しましょう。
業務委託している場合の就労証明書の書き方
業務委託契約を結んでいる場合でも、就労証明書を必要とする場面が出てくることがあります。
しかし、業務委託契約の場合は、雇用関係ではないため、必ずしも業務委託元が就労証明書を発行してくれるわけではありません。
本章では、業務委託契約者が就労証明書を書く方法について解説します。
業務委託元に就労証明書を書いてもらう
本来、就労証明書は、雇い主に書いてもらうのが一般的で、業務委託元が書いてくれる場合は、下記に注意が必要です。
例えば、必要事項が漏れていたり、書き方が不正確だと受理されないことがあります。
そのため、必ず書式に従って正確に書いてもらうようにしましょう。
また、就労期間や賃金額など、正確な情報を提供するために、雇用契約書や領収書などを確認してから書いてもらうことが重要です。
書いてもらえない場合は自分で作成する
業務委託契約で委託元に就労証明書をもらえない場合は、自分で作成することになります。
作成方法は個人事業主と同様で、確定申告書や開業届、業務委託契約書を一緒に提出する方法があります。
ただし、自治体などによって対応が異なりますので、提出先に確認して作成することが必要です。
書式や内容については前述の個人事業主と同じで、必要な情報を漏れなく記入するようにしましょう。
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就労証明書の書き方を間違えた場合
就労証明書の書き方を間違えた場合、申請が不受理になる場合があります。
基本的には会社の人事部が作成する書類ですが、その内容に誤りがある場合は再発行をお願いすることになります。
書類作成時には、就業期間や種類、年収、雇用形態、勤務時間など、必要な情報を正確に記入することが重要です。
また、企業の規模や業種によっては、提出書類の形式にも違いがあるため、必ず指定された形式に従うようにしましょう。
就労証明書に関しては、必要事項を正確に記入することが最も大切です。
就労証明書が間に合わない場合
就労証明書が間に合わない場合、保育園の入園申請や住宅ローンの申請など、さまざまな場面で問題が生じます。
しかし、まずは提出期限までに就労証明書を取得できるように、会社の人事部や担当者に相談してみることをおすすめします。
期限までに取得できなかった場合は、その旨を保育園や住宅ローンの窓口に伝え、特別な事情がある旨を説明しましょう。
また、会社が就労証明書の発行に時間を要する場合は、適切なタイミングで相談し、後日提出することができるか確認すると安心です。
ただし、提出期限を過ぎてから後日提出することは、基本的にはできないので注意しましょう。
提出期限直前で慌てないよう、余裕を持って準備することが大切です。
まとめ
- 個人事業主は就労証明書を自己申告・自己責任で作成可能
- 就労証明書は相手に応じて書式を調整する必要がある
- 業務委託契約者は雇用関係がないため、自己作成が必要
- 就労証明書は重要な書類であり、漏れなく正確に書く必要がある
- 提出期限を過ぎた場合は基本的には後日提出不可なので注意が必要
今回の記事では、個人事業主が就労証明書を作成する方法や、業務委託契約者が就労証明書を作成する際のポイント、就労証明書の重要性や提出期限について解説しました。
就労証明書は重要な書類であり、相手によって書式を調整する必要があるため、正確に作成することが必要です。
個人事業主の方が就労証明書を書く際には、今回紹介した内容をぜひ参考にしていただき、適切な提出を心がけていただければ幸いです。
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