個人事業主が経費計上できる範囲は？迷わず見分ける基準を紹介

「経費の意味はわかるけど、経費にできるものとできないものの違いって何だろう？」

自営業を始めたばかりの個人事業主であれば特に、経費計上のルールや基準がわからず、不安を感じることも多いでしょう。

個人事業主として新たな一歩を踏み出した皆さんにとって、経費計上は重要なテーマです。

本記事では、費用を経費計上するための見分け方や、経費にする場合の勘定科目、必要書類について解説しています。

また、申告を間違った時のペナルティや、経費計上する際に押さえておきたいポイントも説明しています。

経費で悩まれている個人事業主の方は、ぜひ最後までご覧ください。

【基本】個人事業主が経費にできる範囲の判断基準

個人事業主が経費にできる範囲の判断基準は「その費用が業務に必要かどうか」です。

一般的には経費になるような費用でも、自身の業務に関連性がない場合は、経費にはなりません。

逆に、一般的に経費にならないとされる費用でも、直接的に自身の業務に関係がある場合は、経費として認められる場合があります。

経費にできるかどうかの判断基準は、以下の3点です。

1つずつ、詳しく説明します。

正当な事業関連性を主張できる

1つ目の判断基準は、税務署から正当な事業関連性を求められた場合に、客観的に事業に関わる費用であると主張および証明できることです。

たとえば、接待交際費（飲食代）の場合、以下のような情報を明確に示す必要があります。

領収書を保管する際には、支出の理由を明記しておきましょう。

たとえば、「Ａ社とＢプロジェクトの打ち合わせ」や「Ｃ社への営業」など、具体的な支出の理由や必要性を領収書に記載しておけば、どのような内容だったか忘れないでしょう。

個人事業主自身のための（プライベートの）出費ではない

2つ目の判断基準は、個人事業主自身のための出費ではないことです。

企画のための資料として新聞や本を利用する場合、経費として「新聞・図書費」などで計上できることがあります。

また、業務をおこなうにあたり、新たなスキルの習得が必要です。

たとえば、業務のために講座を受講した場合の授業料は「研修費」として経費扱いにできます。

ただし、どんな場合でもこれらの出費が事業に関連し、収入を得るために必要なものであると証明できなければいけません。

こちらも、経費計上をした際の領収書などに理由や必要性を記載するなど、内容を残しておくとよいでしょう。

出費額が常識の範囲内である

3つ目の判断基準は、出費額が常識の範囲内であることです。

同じ金額の出費でも、個人事業主の規模に対して過度に高額な出費や、社会通念上高額すぎる出費は、税務署から指摘される恐れがあります。

特に、よく指摘される項目は接待交際費です。

例えば、年間売上が1,000万円の個人事業主が、1回あたり2万円の飲食費を接待交際費として出費していた場合、経費として常識の範囲内だと見なされる可能性が高いです。

しかし、年間売上が100万円の個人事業主が、1回あたり10万円の旅行費を接待交際費として出費していた場合、不自然な出費として税務署から指摘が入る恐れが高まります。

こうした事例は一概に「何円なら大丈夫」と言い切れるものではありません。

経費計上に際しては、事業規模や業種に合った常識的な範囲内での出費を心がけること、税務署から問い合わせを受けた場合に説明できる状態にしておくことが重要です。

たとえば、招待時にやりとりをしたメールを保存しておいたり、参加者の一覧や名刺などを記録として残しておくとよいでしょう。

【一覧表あり】個人事業主が経費にできる範囲

経費の判断基準はわかっても、その出費がいったいどの勘定科目になるのか、迷ってしまうかもしれません。

下記の表は、経費にできるものの一覧です。

一般的な個人事業主が経費としてよく計上している代表的なものを紹介しています。

勘定科目とその概要、具体例も確認しながらご覧ください。

勘定科目	概要	具体例
地代家賃	事業のために借りた場所の費用	事務所や店舗の家賃・賃貸倉庫の賃料・駐車場代など
給料賃金	従業員への給料	アルバイトやパートを含む従業員に支払う給料
専従者給与	青色専従者への給料	青色専従者となっている家族に支払う給料
水道光熱費	水道代・ガス代・電気代など	事務所で使う水道・ガス・電気代など
荷造運賃	事業に関わる荷物の運賃や梱包費	郵便料金・小包配送料・箱・ガムテープ・ひもなど
旅費交通費	事業に関わる交通費・宿泊費・出張手当など	タクシー代・公共交通料金・駐車場代・ホテル代など
通信費	インターネット料金・切手代・電話代など	事業で使用した分のインターネット料金・切手代・電話代など
広告宣伝費	事業に関わる広告費用	チラシやカタログの印刷費・新聞や雑誌などのメディアへの掲載費など
接待交際費	取引先への接待や贈答に使用した費用	接待ゴルフ・取引先との食事代・お中元やお歳暮・慶弔見舞金など
会議費	社内外の会議や打ち合わせなどの時に使用した費用	会議等での飲み物代・会場費・資料代など
消耗品費	事業で使用する、10万円未満または使用可能期間が1年未満の消耗品の費用	生活雑貨・文房具・10万円以下の電化製品など
租税公課	国や地方公共団体へ納める税金・会費・罰金など	個人事業税・自動車税・固定資産税など
外注工賃	外部へ注文して支払った費用	Web製作依頼した場合の費用・営業代行の委託先へ支払う費用など
損害保険料	事務所や店舗、営業車の保険料	火災保険料・自動車保険料など
修繕費	建物や機械の修理費	事務所や店舗、営業車の修理代・不動産経営の場合は賃貸物件の原状回復費用など
減価償却費	購入費が10万円を超え、1年以上使用可能な固定資産の減価償却費	営業車・建物・10万円を超える備品など
福利厚生費	従業員のために使用した費用	健康診断の費用・忘新年会・慶弔見舞金など
利子割引料	分割払いの手数料や借入の支払利息	受取手形の割引料や事業における借入金の利息など
貸倒金	倒産などにより、回収できなくなった損害金額	回収ができなくなった売掛金・貸付金・受取手形の額など
雑費	どこの経費にも該当しない少額の費用	クリーニング代・銀行の振込手数料など

「経費」の勘定科目は、事業内容などに合わせて、上記の項目以外にも自分でわかりやすいように自由に設定できます。

ただし、原則として、同じ内容には同じ勘定科目を使用しなければいけません。

たとえば、もし文房具などの購入費用を「雑費」と分類した場合、それ以降はずっと文房具には「雑費」を使いましょう。

同じ年度に「時々雑費、時々消耗品費」という計上をすると、自分でも実績が把握できなくなりますし、税務署にも「何かを誤魔化そうとしているのでは」「どこかにもっと大きな間違いがあるのでは」と疑いの目を向けられやすくなります。

【混同注意】個人事業主が経費にできない範囲

経費として処理できるものは多岐にわたりますが、注意が必要なものも存在します。

誤って計上しないためにも、経費にできない支出について確認しておきましょう。

経費にできない支出	理由
個人事業主の給料	個人事業主には給料の概念がないため、経費にはできません。
事業主の健康診断費用	雇用されている従業員全員に平等に提供する健康診断費用は、福利厚生費として経費計上できます。 ただし、福利厚生は雇用されている従業員のための制度なので、雇用側の個人事業主本人の健康診断費用は、経費にはできません。
事業主のスポーツクラブの料金	健康診断と同じように、雇用されている従業員に平等に提供するスポーツクラブ料金は、福利厚生費として経費計上できます。事業主本人分の料金は、経費にはできません。
事業主の所得税・住民税などの税金	所得税や住民税は、個人事業主自身の税金であり、事業に直接関係しません。そのため、所得税や住民税は、租税公課として経費に計上することはできません。
青色事業専従者としていない家族への給料	個人事業主と生計を同一にする家族への給料を経費にするためには、家族を青色事業専従者とする必要があります。青色事業専従者としていない家族への給料は、経費にはできません。
時間経過による価値が減少しないもの	土地や美術品など、時間が経過しても価値が減少しないものは資産となります。減価償却できないため、経費にはできません。
業務終了後の飲食代	業務中のドリンク代などは経費にすることができますが、業務が終了した後は、同じ場所で同じドリンクを飲んだとしても経費にはできません。

【要注意】経費の範囲を間違えた場合のペナルティ

経費の範囲を間違えてしまい、税額を少ない額で申告してしまった場合は、修正申告で誤りを訂正しなければなりません。

しかし、税務署の調査後に修正申告をした場合や、税務署から申告税額の更正を受けた場合には、正しい納税額との差額に加えて「過少申告加算税」の支払いが課せられます。

また、意図的に税金経費や所得を隠ぺいしようとした場合には、「重加算税」をペナルティとして支払わなければいけません。

過少申告加算税

「過少申告加算税」は、支払わなければいけない税額よりも少ない金額を申告した場合に課される追加税です。

確定申告を期限内におこない、税金を支払っていたとしても、申告内容に問題があればこの加算税が発生する可能性があります。

過少申告加算税の追徴課税額は、基本的に増加した金額の10%で計算されます。

ただし、新たに納める税金が「当初の申告納税額」と「50万円」のいずれか大きい金額を上回る場合、超過部分は15%の税率が適用されます。

税務署の調査を受ける前に自発的に修正申告をおこなえば、過少申告加算税はかかりません。

しかし、平成29年1月1日以降（平成28年分以降）の法定申告期に該当する場合、調査の事前通知後に修正申告をおこなった場合、過少申告加算税は以下の割合で課税されます。

過少申告には延滞税も課されるため、問題が見つかった場合は早急に修正申告をおこなうことが重要です。

参考：国税庁｜タックスアンサー｜No.2026 確定申告を間違えたとき

重加算税

「重加算税」は加算税の1つで、意図的に税金を逃れるために隠ぺいや事実の仮装をし、過少申告をしたり、納付や申告をしない場合に課せられる税です。

加算税の中でも、一番重いペナルティです。

加算税には、重加算税のほかに以下の3つがあります。

加算税の種類	加算税が課せられるケース
過少申告課税	申告はしたが、過少納税したとき
不納付加算税	給与などの源泉徴収の納付期限を過ぎたとき
無申告加算税	申告しなかったとき

通常、重加算税は、税務調査で問題が判明した場合に課されます。

違反が確認されると、修正申告や更正処分がおこなわれます。

もし内容に納得いかなければ、再調査の要求や不服申し立ても可能です。

ただし、申請には期限が設けられており、重加算税には延滞税が加算されるため、いずれの場合でも早急な対応が必要です。

重加算税の金額は、本来納めるべき税額から初回申告時の税額を差し引き、増加した金額に基づいて計算されます。

過少申告や不納付の場合は、「過少申告加算税」または「不納付加算税」の代わりに35％が課税されます。

また、無申告の場合は「無申告加算税」が適用され、その税率は40％です。

短期間に故意に誤った申告や隠ぺいが繰り返される場合には、税額に10％の増加が加えられる制度も導入されました。

この場合、過少申告や不納付の場合で45％、無申告の場合には50％もの重課税が加算されます。

【確認】個人事業主が経費計上する際に必要な書類

個人事業主が費用を経費として計上するためには、「使用日時・利用目的・金額」など、使用した費用が経費となることを裏付ける情報が明記された書類が必要です。

必要な書類について説明します。

領収書やレシート

取引先や商品を購入した店舗が発行する領収書やレシートが、証拠書類（証憑）として一般的に使用されます。

法的には、領収書やレシートに特定の形式が定められているわけではありません。

しかし、一般的な証拠書類として、以下の項目が記載されている必要があります。

領収書やレシートがない場合

領収書を失くした場合や、バスなどの領収書が発行されない公共交通機関を利用した場合などには、支払ったことを証明できる書類があれば、領収書やレシートのかわりに使用可能です。

領収書やレシートの代わりとなる書類には、以下のようなものがあります。

これらの書類以外にも、支払内容を証明できる書類であれば、証拠書類として認められます。

もし、支払の際に受け取ったものがあれば一緒に保管しておくといいでしょう。

費用を経費として計上するために、日ごろから領収書やレシートをもらうように心がけることが重要です。

また、受け取った領収書やレシートは、月ごとにまとめて保管しておきましょう。

内容を確認したいときや、確定申告の際にわかりやすくなります。

【疑問】個人事業主が経費計上できる金額はいくらまで？

個人事業主の経費には、上限がありません。

事業に関連する支出ならば、いくらでも経費として計上できます。

ただし、事業主が「事業に必要だった」と主張しても、前述した「接待交際費などが売上に対して過度に高い場合」の例のように、経費が高額すぎると不自然な出費として、税務署から指摘を受ける可能性が高くなります。

経費に上限はありませんが、なんでも経費にできるわけではなく、あくまでも事業に直接関連する、常識の範囲内での支出にしておくべき、ということを覚えておきましょう。

また、特別なイベントなど、事情があって高額な経費を計上する場合は、内容がわかる証拠資料を残しておきましょう。

個人事業主が経費計上する際のポイント6選

個人事業主が経費計上する際に押さえておきたいポイントを解説します。

e-Taxで青色申告をする

青色申告を利用している個人事業主の方には、節税のために、そして青色申告の負担を軽減するために、e-Taxを活用することをおすすめします。

e-Taxは、国税庁が提供しているインターネット上での申告システムです。

自宅から確定申告書の作成、提出、納税手続きをおこなうことができます。

e-Taxの利用によって、65万円の青色申告特別控除を受ける要件を満たすことができ、節税になります。

また、申告書の記入や提出にかかる時間を短縮することができ、効率的な時間管理につながります。

青色申告をするのであれば、ぜひ、e-Taxを利用してみてください。

もう一度支出を見直す

支出の内容を見直すことも大切です。

まずは、経費計上に漏れがないか、しっかりと振り返りましょう。

事業のために支払いをしたのに経費計上を忘れているものがあると、その分所得が大きくなり、所得税を多く払うことになってしまいます。

その後、事業の支出を見直す際には、「それは本当に必要な支出なのか」と考えることや、「もっとコストダウンすることはできないか」という視点で再確認してみましょう。

売上を増やすための営業活動は重要ですが、同様に経費の管理も重要です。

売上が増えても、経費が増えすぎると利益増につながりません。

電気代や通信費などの必要な支出についても、プラン変更や契約会社の見直しによって費用の削減が可能です。

無駄な支出や不要な費用を見つけ、経費を削減することを目指しましょう。

減価償却の特例を活用する

個人事業を営む際には、さまざまな備品が必要です。

青色申告をおこなう個人事業主の場合、以下に挙げるような備品に関しては、「少額減価償却資産の特例」を活用することができます。

少額減価償却資産の特例では、このような備品について、1個（または1組）当たりの取得価額が30万円未満の場合に、購入・使用開始した年度に一括して合計300万円まで経費計上することができます。

また、白色申告者と青色申告者の双方が適用できる特例として、「一括償却資産の特例」があります。

これは、取得価額が10万円以上20万円未満の減価償却資産について、法定耐用年数に関わらず3年で経費計上することができる制度です。

これらの特例を活用することで、個人事業主は備品の経費計上を効率的におこなうことができます。

一括償却をすることで、個別の減価償却を何年間も行う手間が省けるほか、設備投資をした年の節税にもつながります。

専用ソフトを使って帳簿付けの手間を省く

会計専用ソフトを活用することで、帳簿付けの手間の軽減につながります。

専用ソフトは会計業務に特化して設計されているため、簿記に関する専門的な知識がなくても使いやすく、効率的な入力作業が可能です。

計算や転記などの作業も自動化してくれるため、人為的なミスを減らすことができます。

会計専用ソフトの主な機能には、以下のようなものがあります。

主な機能	内容
帳簿入力	収入や支出の情報を簡単に入力可能、必要なデータを入力するだけで、自動的に帳簿に反映される
自動計算	金額や税金、合計などの計算を自動的におこなう
転記支援	銀行取引明細や領収書のデータをソフトに取り込むことで、手動での転記作業を省くことができる
帳票作成	決算書や経費明細書などの帳票を簡単に作成することができる

会計専用ソフトを使用することで、煩雑な帳簿付け作業を効率化し、正確性向上につながります。

また、ソフトの画面上からe-Taxを利用して、電子申告ができるソフトもあります。

自分の業種やニーズに合ったソフトウェアを選び、活用しましょう。

住宅ローンを組む際は経費計上の額に注意する

住宅ローンは、個人が居住目的で住宅を購入する際に活用できるローンです。

住居兼事務所の購入に住宅ローンを活用した場合、事業に使用している割合に応じて、一部を経費として計上できます。

ただし、住宅ローンにおける経費計上は、借入金額に応じて発生する利息のみが対象です。

利息のうち、事業に関連する部分を経費として計上することができます。

一方、元金については、住宅ローンの返済に充てられる貸付金の元本部分であり、経費とはみなされません。

そのため、住居兼事務所の住宅ローンを経費計上する場合は、元本を除く利息の金額から、事業に係る割合に応じて事業関連部分の金額を算出し、その金額を経費として計上します。

また、以下の点に注意しましょう。

これらをしっかり把握し、経費として計上できる額を間違えないように気をつけましょう。

税理士に相談する

一定額以上の利益が確保できている場合は、税理士に相談をしましょう。

税理士は税務や会計に関する知識と経験を持ち、法律や規制の変更にも精通しています。

専門家に相談することで、正確な税務申告や適切な経理処理がおこなわれ、税金の節約や法令遵守を実現できます。

税理士に記帳代行から確定申告まですべて任せることで、会計業務に時間を取られることなく業務に専念でき、経営戦略の立案や事業の成長に集中することができるでしょう。

まとめ

経費の範囲には「場合による」などの曖昧な説明も多く、個人事業主を始めたばかりだと迷ってしまうことも多いのではないでしょうか。

しかし、しっかりポイントを押さえておくことで、節税をしたり、無駄な支出を減らすことにつながります。

全てを自分だけでおこなおうとせず、会計ソフトや税理士、さまざまなサービスを利用しながら上手に経費計上してしていきましょう。