【税理士が解説】個人事業主の帳簿の付け方とは？初心者でもわかりやすい手順や方法

「個人事業主を始めたが、帳簿をどのように付ければいいのかわからない」

「事業をおこなうにあたって、帳簿は絶対に必要なのか」

「帳簿は会計ソフトを使用した方がよいのか、Excelや手書きではダメなのか」

「会計ソフトは、初心者でも扱うことができるのか」

こういった疑問点をお持ちになる方は、いると思います。

本記事では、個人事業主の帳簿について記載をします。

帳簿を付ける必要性や帳簿の種類、どのような方法で帳簿を付ければいいのかを、解説します。

本記事を読んでいただければ、個人事業主を始めたばかりの人やこれから始める方でも、個人事業主と帳簿について理解が深まります。

個人事業主は帳簿を付ける必要がある

個人事業主であれば、帳簿の記帳義務があります。

青色申告であっても白色申告であっても、帳簿を付けなければなりません。

これは、所得税法第148条および第232条に明示されています。

出典：税務研究会｜法令集｜所得税法第148条　青色申告者の帳簿書類
出典：税務研究会｜法令集｜所得税法第232条　事業所得等を有する者の帳簿書類の備付け等

帳簿の種類

帳簿といっても、いくつか種類があります。

大きく主要簿と補助簿の２種類に分かれ、さらに補助簿はいくつかの種類に分かれています。

それぞれの詳細を、以下に解説していきます。

主要簿

主要簿とは、「仕訳帳」と「総勘定元帳」のことをいいます。

主要簿という名前のとおり、すべての取引が網羅されている主要な帳簿となります。

仕訳帳と総勘定元帳は、何が違うのかを以下に解説をしていきます。

仕訳帳

仕訳帳とは、取引に基づき記帳された、すべての仕訳を日付順に並べたものです。

仕訳帳には、事業に関わるすべての取引が記載されている必要があります。

複式簿記では、取引が発生する都度、仕訳を作成し、記帳をしていくことになります。そうした日々の仕訳の集合体が仕訳帳です。

仕訳帳は、総勘定元帳や補助簿の元となる重要な帳簿です。

総勘定元帳

総勘定元帳とは、勘定科目ごとに取引内容が記載された帳簿です。

例えば、現金の総勘定元帳であれば、現金の取引日、相手科目、内容、金額が時系列で記載されていきます。

総勘定元帳はすべての勘定科目に対応して、それぞれに作成されています。

各勘定科目の取引履歴と残高がわかるため、科目別に取引を確認したい場合などに使用する帳簿となります。

補助簿

補助簿とは、主要簿を補助するための帳簿です。

主要簿だけでは確認することができない、細かな箇所を確認できるようにすることが主な役割です。

補助簿には、主に「現金出納帳」「預金出納帳」「売掛帳」「買掛帳」「経費帳」「固定資産台帳」などがあります。

以下にそれぞれ解説をしていきます。

現金出納帳

現金出納帳とは、現金の入金と出金を記載した補助簿です。

キャッシュレス決済が多くなったとはいえ、事務所の備品などを現金で購入する機会は、まだよくあります。

現金出納帳によって、事業用の現金の入出金と残高を適切に管理することができます。

預金出納帳

預金出納帳とは、銀行口座預金の入金と出金を記載した補助簿です。

銀行口座は、事業を進めていくうえで必要不可欠です。また、複数の預金口座を保有している場合は、口座ごとに複数の預金出納帳が必要となります。

売掛帳

売掛帳とは、売掛金を管理するための補助簿です。

代金を支払ってくれる得意先との取引状況を記録しているため、得意先元帳ともいわれます。

売掛帳には、得意先ごとに売上と入金の履歴が記載されます。

後払いされる売上金額があれば、その得意先への売掛金は増加し、入金があれば、その売掛金は減少します。

売掛帳によって、売上代金の回収漏れや過剰入金の有無がわかり、売掛金を適切に管理することができます。

買掛帳

買掛帳とは、買掛金を管理するための補助簿です。

商品やサービスに直接必要なものを購入する仕入先との取引状況を記録しているため、仕入先元帳ともいわれます。

買掛帳には、仕入先ごとに仕入と支払の履歴が記載されます。

後払いをする仕入金額があれば、その仕入先への買掛金は増加し、支払いを終えれば、その買掛金は減少します。

買掛帳によって、仕入代金の支払い漏れや過剰な支払いの有無がわかります。

売掛帳が得意先（売上先）から後日受け取る金額を管理する帳簿であるのに対し、買掛帳は仕入先に後日支払う金額を管理する帳簿となっています。

経費帳

経費帳とは、仕入以外の経費を記載した補助簿です。

水道光熱費や消耗品費、旅費交通費などを時系列にひとつにまとめたものです。

経費帳によって、商品やサービスに直接必要な仕入以外の経費が、勘定科目ごとにいくら使用されたのかがわかります。

固定資産台帳

固定資産台帳とは、保有している固定資産をリスト化した台帳です。

固定資産とは、「使用期間が1年以上かつ1つあたりの金額が10万円以上のもの」をいい、固定資産とすべきものは会計のルールで定められています。

そして、固定資産は、決まった計算方法で減価償却をおこない、年々費用化をしていかなければなりません。

どのような固定資産を保有していて、今年はどれだけ減価償却費を計上するか、その結果、まだ償却されていない金額はどれだけ残ったかなど、固定資産の状況を明らかにするのが固定資産台帳です。

帳簿の付け方の種類

帳簿の付け方の種類には、複式簿記と単式簿記があります。

65万円または55万円の青色申告特別控除を受けるのであれば、青色申告のために複式簿記での記帳が必要となります。

それぞれの特徴を以下に記載していきます。

複式簿記

一般的に「簿記」と言えば、複式簿記のことを指します。

複式簿記とは、取引内容を借方と貸方に記載（仕訳）し、貸借対照表や損益計算書を作成する帳簿付けの方法です。

複式簿記の場合、複式という名称のとおり、一つの取引に必ず複数の勘定科目が発生します。

以下に具体例を記載します。

まず、商品を売上げて、現金を1万円受け取った場合、複式簿記では以下のような「仕訳」を作成します。

日付	借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額	摘要（内容）
9月1日	現金	10,000円	売上	10,000円	商品売上

左側の「借方」に「現金 10,000円」と記載すると、現金残高が10,000円増えたという意味になります。

右側の「貸方」に「売上 10,000円」と記載すると、売上が10,000円発生したという意味になります。

次に、商品を5,000円分仕入れ、掛け取引とした場合、以下のような仕訳を作成します。

日付	借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額	摘要（内容）
9月1日	仕入	5,000円	買掛金	5,000円	掛仕入

左側の「借方」に「仕入　5,000円」と記載すると、仕入が5,000円発生したという意味になります。

右側の「貸方」に「買掛金　5,000円」と記載すると、仕入先に後払いをしなければならない買掛金の残高が5,000円増えたという意味になります。

このように、ひとつの取引に対し、必ずふたつ以上の複数の科目が発生します。

単式簿記

単式簿記は、いわゆる家計簿のようなものです。

家計簿は収入と支出の項目があり、それに対し、何に使用をしたのかを記載していきます。

資産や負債といった貸借対照表の概念はなく、お金がいくら増えたか減ったかという見方で記録をします。

以下に具体例を記載します。

日付	科目	内容	入金	出金	残額
9月1日	消耗品	事務所備品		5,000円	5,000円
9月3日	旅費	出張代		5,000円	0円
9月5日	売上	現金入金	30,000円		30,000円

単式簿記と複式簿記の大きな違いとして、複式簿記では、お金の動きが発生していなくても取引の意味を考えて記録する、単式簿記では、お金の動きだけを記録する、という点があります。

例えば複式簿記では、銀行からの借入は収入ではなく「現金残高が増え、借入金が増えた」という記録をします。同じ出来事を単式簿記では、「お金が増えた」と、収入と同じ記録をします。

借入の返済は、複式簿記では「現金残高が減り、借入金が減った」という記録になり、単式簿記では「お金が減った」という支出と同じ記録になります。

個人事業主が帳簿を付ける手順

個人事業主が実際に帳簿を付けるには、具体的にどのような手順でおこなえばいいのでしょうか。

以下に手順を解説いたします。

領収書や通帳を整理する

帳簿を付けるためには、根拠となる書類が必要です。

したがって、取引の記録である領収書や通帳などを整理し、帳簿を付ける準備をします。

領収書がどこにあるかわからない、事業用とプライベート用が整理できていないなど、準備前から手間取らないように普段から整理を心がけましょう。

記帳する

領収書や通帳などの整理が終わったら、実際に記帳をしていきます。

記帳方法は、先に解説した複式簿記と単式簿記の方法があります。

それぞれの記帳ルールに準じて、正確に記帳をしていきましょう。

利益や損益を算出する

すべての記帳を終えたら、利益や損益を算出します。

複式簿記であれば、損益計算書と貸借対照表を作成します。

帳簿を付ける際に保存が必要な書類や保存期間

帳簿を付ける際、保存が必要な書類や保存期間は、所得税法で定められています。

また、青色申告と白色申告では、保存する帳簿の種類や期間が異なります。

以下に記載をします。

青色申告の場合

青色申告の場合、複式簿記で記帳をおこないます。

関係する書類の保存期間などは、以下の表のとおりとなります。

保存が必要なもの			保存期間
帳簿	仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など		7年
書類	決算関係書類	損益計算書、貸借対照表、棚卸表など	7年
	現金預金取引等関係書類	領収証、小切手控、預金通帳、借用証など	7年(※)
	その他の書類	取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類（請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など）	5年

※前々年分の事業所得および不動産所得の金額が300万円以下の方は、5年。
出典：国税庁｜記帳や帳簿等保存・青色申告

帳簿や会計にかかわる決算関係の書類は7年間保存となります。

白色申告の場合

白色申告の場合でも、帳簿や書類の保存期間は定められています。

以下の表のとおりとなります。

保存が必要なもの		保存期間
帳簿	収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿）	7年
	業務に関して作成した上記以外の帳簿（任意帳簿）	7年
書類	決算に関して作成した棚卸表その他の書類	5年
	業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類

出典：国税庁｜記帳や帳簿等保存・青色申告

白色申告では、法定帳簿のみが7年間の保存期間となり、その他の帳簿や書類は5年間となります。

個人事業主が帳簿を付ける方法

個人事業主が帳簿を付ける方法は、いくつかあります。

以下に方法を記載し、また、会計ソフトに関しては、おすすめの会計ソフトをいくつか紹介します。

手書き

個人事業主が帳簿を付ける方法の一つが、手書きです。

昔から続いている飲食店などであれば、手書きで帳簿を付けている店舗も、まだまだあるでしょう。

しかしながら、ITが普及した現代社会では、やはりトレンドとはいえません。

これから開業を考えている方であれば、記帳の手間などを考慮すると手書きではなく、パソコンを使用したほうがよいでしょう。

Excelテンプレート

個人事業主が帳簿を付ける方法のもう一つが、Excelなどのスプレッドシートで作成する方法です。

四則計算などの関数をあらかじめ組んでおけば、計算は自動化することができます。

手書きの帳簿よりも効率はよいですし、会計ソフトを使用するより費用を抑えられます。

しかしながら、単式簿記であれば、Excelでも十分対応できますが、複式簿記になると必要な処理も複雑となり、レベルの高い簿記と関数の知識が必要となってしまいます。

また、計算が自動化されるとはいえ、やはりミスが起こりやすいというデメリットがあります。

会計ソフト

個人事業主が帳簿を付ける方法の最後の一つが、会計ソフトです。

会計ソフトを使用すれば、複式簿記の仕訳を入力していくだけで、主要簿や補助簿、貸借対照表や損益計算書などの財務諸表も自動的に作成されます。

2021年分の確定申告者に対する株式会社ＭＭ総研の調査では、個人事業主の会計ソフト利用率は約36％でした。

また、会計ソフトはインストール型とクラウド型に分かれています。

会計ソフト利用者のうち、パソコンに直接インストールをおこなうインストール型が約60％と主流です。

しかし、インターネット経由でブラウザから利用するクラウド型も、約30％と少なくありません。

クラウド型の利用率が、2016年3月末時点では10％弱であったことを見ると、ここ数年でクラウド型のシェア率が急激に伸びていることがわかります。

出典：株式会社ＭＭ総研｜クラウド会計ソフトの利用状況調査（2022年4月末）

多くの魅力があり、利用者が増えているクラウド型の会計ソフトのなかでも、とくにおすすめなのが「freee」です。

freeeの特徴は、「仕訳の自動化などにより、会計知識がなくても取り組めること」「アプリを使用すれば、すきま時間に処理ができること」「確定申告書の作成もできること」などがあげられます。

会計初心者であっても安心して利用できるという点が、freeeの大きな強みです。

freee以外のおすすめクラウド型会計ソフトも、以下に紹介しておきます。

MFクラウド会計

MF（マネーフォワード）クラウド会計は、freee同様クラウド型の会計ソフトです。

freeeよりも会計の知識がある人向けのソフトですが、会計初心者でも十分使用できます。

MFクラウド会計は、他のMFのシステム（経費精算や請求書発行、給与計算など）と連動ができるため、会計帳簿だけではなく、事務処理を総合的に電子化することが可能です。

弥生会計

弥生会計は、1987年から販売されている、30年以上の歴史がある会計ソフトです。

インストール型とクラウド型、両方の会計ソフトがあり、高いシェア率を誇っています。

また、弥生会計は、青色申告用と白色申告用にソフトが分れており、白色申告のフリープランは無料で使用できます。

出典：弥生｜プレスリリース

個人事業主の帳簿に関するよくある質問

以下では、個人事業主の帳簿に関するよくある質問をまとめました。

帳簿記帳の際、参考にしていただければ、幸いです。

帳簿を付けてないとどうなる？

先にも記したとおり、帳簿を付けていないと所得税法に反することになるため、いくつかのペナルティがあります。

もっとも大きなペナルティは、青色申告の取消です。

青色申告が取消をされた場合、青色申告の特典を受けることができなくなり、かつ、過去の確定申告にも遡及して取り消しが適用されます。

例えば、過去3年分帳簿をつけておらず、青色申告の取消がされた場合、過去3年間の青色申告の特典が取り消されることになります。

青色申告の特典で代表的なものは、65万円または55万円の特別控除です。

これらの特別控除が受けられなくなるため、過去の所得が増え、その結果として課税所得も増え、再計算された所得税額に従った追徴課税と加算税が課されることとなります。

出典：税務研究会｜法令集｜所得税法第150条　青色申告の承認の取消

帳簿の付け方が分からない場合は？

帳簿の付け方がわからない場合は、税務署や商工会議所を利用するとよいでしょう。

これらは事前の申し込みをおこなえば、無料で記帳指導を受けることができます。ぜひ、活用しましょう。

出典：国税庁｜記帳の仕方がわからない方へ
出典：東京商工会議所｜記帳相談・経営相談

帳簿は単式簿記でもよい？

青色申告を選択した場合は、原則として複式簿記での記帳が必要です。

ただし、単式簿記の記帳も認められます。

しかしながら、単式簿記で確定申告をすると、青色申告の特典である「65万円または55万円の特別控除」ではなく、「10万円の特別控除」しか受けられなくなってしまいます。

帳簿は1年間まとめて付けてもよい？

結論として、帳簿を1年間まとめて付けるのは、やめましょう。

1年間分まとめて作業をおこなうためには、確定申告前にまとまった時間の確保が必要です。

また、1年前の内容ともなると、忘れてしまっている可能性もあります。

取引先に確認が必要になった場合も、1年前の内容では答えてもらえない場合もあるでしょう。

またなによりも、帳簿を付けるのは、確定申告のためだけではなく、自身の事業の経営成績を把握するためでもあります。

月次単位で帳簿を付け、月単位の損益（いわゆる月次決算）を見るためにも、月単位での帳簿付けをおすすめします。

電子帳簿とはなんでしょうか？

電子帳簿とは、電子媒体（いわゆるパソコンなど）で作成し、保存をしている帳簿をいいます。

貸借対照表や損益計算書などの決算書類をはじめ、主要簿である仕訳帳や総勘定元帳、補助簿である現金出納帳や預金出納帳なども、パソコンなどで一から作成をすれば電子帳簿となります。

電子帳簿となった資料であれば、わざわざ出力をして、紙で保存をしておく必要はありません。

また、帳簿ではありませんが、受け取った請求書などをスキャナで保存する方法や、電子メールなどで受け取った請求書などをデータのまま保存する方法もあります。

まとめ

個人事業主を始めるのであれば、帳簿の記帳は必要です。

確定申告前に慌てて記帳方法などを確認するのではなく、事前に把握しておき、余裕をもって帳簿の記帳をしていきましょう。

また、日々の記帳は、経営成績を把握するために重要なこととなります。

まとめて帳簿を付けるのではなく、月次単位などで帳簿を付け、儲かっているのかそうでないのかも把握するようにしておきましょう。