電話対応を楽にする！ 苦手な人が正しい電話対応をするためのヒント

電話対応が苦手で、ほかの仕事が向いているのでは？ と思っている人は、この記事をご覧ください。

電話対応が苦手な人の特徴や原因を踏まえて、電話対応を上達させるコツを解説します。

それでもむずかしい場合は、退職代行サービスの活用を検討しましょう。

電話の対応が苦手な人のタイプ

電話対応が苦手な人には、いくつかの共通点があります。

たとえば初対面の人と話すのが苦手だったり、電話をかけるのが得意でなかったり、ビジネス用語が不得意、周囲の人をすごく意識してしまうなどです。

それぞれのタイプについて紹介します。

人と話すのが苦手

知らない人と話すのが苦手な人は、電話対応も苦手という人が多いようです。

適切な言葉が思い浮かばず、うまくコミュニケーションがとれていると感じられないからでしょう。

とくに電話で話すときは緊張してしまい、何を話せばいいのかと、うまく応答できないことがあるようです。

自分の気持ちを伝えるための表情や、ボディーランゲージがないことを意識しがちで不安になることも。

また、恥ずかしさや羞恥心のような感情を抱きがちで、正しい言葉を探すのに苦労する人も少なくありません。

電話をかけるのが苦手

自分から会話を始めることに慣れておらず、電話をかけること、電話に応対することに抵抗がある人もいるようです。

その結果、通話中にうまく話せなかったり、自分を表現できなかったりすることがあります。

これはトレーニング不足や自信のなさ、根底にある不安感が原因のようです。

とくに大切な人たちや憧れの人たちから批判されることを恐れて、自分を適切に表現できないことが影響しているのでしょう。

ビジネストークが苦手

電話対応が苦手な人は、ビジネスシーンの会話も苦手なのかもしれません。

たとえば上司や同僚との会話から、見知らぬ人たちの前で行うプレゼンテーションまで、あらゆるレベルのビジネスシーンにあてはまります。

また、言いたいことがあっても、うまく表現できなかったり、気持ちが高ぶって会話に集中できなかったりすることもあるようです。

会話が苦手な人は繰り返し練習して準備することが大切といえるでしょう。

身の回りのことが気になる

電話に出るのが苦手な人は、周囲の人に気を遣っていることが多いようです。

人前でスピーチしたり、大きな声で話したりすることが苦手なため、周囲に迷惑をかけていると思い込む人もいます。

さらに、内向的な性格の人はふだんから話しなれていないため、適切な言葉がパッとみつからず、緊張と不安をさらに強めてしまう傾向にあるようです。

電話による不安の高まりは、手に汗をかいたり、頭がくらくらしたり、呼吸が乱れたりと、身体的な症状として現れることもあります。

電話の対応が苦手な原因

電話対応が苦手だという原因を考えると、人の性格という部分も大きいですが、ほかにも原因となるポイントは複数あります。

電話対応という行為自体、多くの人にとってストレスになりがちです。

その理由について、以下のようなポイントが挙げられます。

知らない人と話すのが不安

人によっては、知らない人と話すのが苦手な人もいます。

未知の人への恐怖心や、知らない人にどう対応していいかわからないという感覚もあるでしょう。

中には電話がかかってきても無意識に出ないという選択をする人もいます。

相手の表情が見えない

また、相手の表情が見えないと、電話に出にくいと感じることもあるようです。

ボディランゲージや表情がないと、相手の反応や意図を把握することはむずかしいでしょう。

また、視覚的な合図がないため、会話を中断するタイミングがわかりにくいこともあります。

クレームが怖い

電話対応が苦手な人に多いもうひとつの理由は、苦情や批判を恐れていることです。

電話で人と接する場合、クレームや批判を受ける可能性があります。

この恐怖心が、電話を取ることを躊躇してしまうようです。

電話の対応が苦手な人の対処法

電話対応が苦手な人は、さまざまな性格や傾向が原因になっている可能性があります。

たとえば、コミュニケーションをとるのが苦手な人や、自分の頭で考えるのが得意でない人です。

中には恥ずかしがり屋で会話が続かない人や、電話に出るときのマナーを知らない人もいるでしょう。

原因が何であれ、これらの特徴を認識し、電話対応のスキルを向上させることに注力することが重要です。

明確に、はっきりと話す

電話対応で最も重要なことのひとつが、はっきりと簡潔に話すことです。

相手はあなたの言っていることを理解したいと思っているはず。

理解してもらうには言葉をはっきりと発音し、ゆっくり話す練習をすることが大切です。

さらに、しっかりと聞き取れる大きな声で話すことも重要といえるでしょう。

必ず復唱する

良い電話対応をするためには、電話対応時にできるだけ多くの情報を提供することが大切です。

また、相手から聞いた会社名や団体名、役職など、復唱して間違いないかを確認することも大切な要素といえるでしょう。

話しながらメモを取る

企業や団体で電話を受ける場合、話しながらメモを取ることが重要です。

メモを取ることで重要なことを忘れてしまうことを防ぎ、電話を切った後も必要なときに会話を参照することができます。

電話対応で最低限抑えておくべきビジネスマナー

電話対応が苦手な人は、基本的なビジネスマナーが身についていないことが多いようです。

マナーを磨くことで、より効率的な電話対応を身につけることができます。

ここでは、電話対応に欠かせないマナーをご紹介します。

電話対応をするタイミング

電話対応を成功させるコツは、ほどよいタイミングで電話に出ることです。

電話に出るまでに時間がかかりすぎると、電話をかけてきた人が後からかけようとあきらめてしまうことがあります。

また、電話を早く取りすぎて、プロらしくない印象を与えないように注意することも必要です。

目安は3コール以内に電話に出ることを目標にしましょう。

聞き取りにくい場合の確認事項

内容を聞き取りにくい場合は、会話の中で重要なことを再確認することが大切です。

そのためには、アクティブリスニングのスキルを使い、聞き取った関連情報を復唱する必要があります。

復唱することで、相手が伝えたい情報を正確に聞き取ることができるでしょう。

発信者の名前と要望を復唱する

相手の質問に答えたり、要望をかなえたりする前に、相手の名前と電話の目的を思い出すことが重要です。

発信者の名前、要望、電話をかけた目的を復唱する必要があります。

復唱しながら記憶に留めると、会話を簡潔かつ効率的に進められるでしょう。

静かに電話を切る

会話が終わったら、必ず静かに電話を切りましょう。

これは、電話をきちんと切らなかった場合に発生する可能性のある、いざこざやトラブルを防ぐためです。

電話対応がない職種を考えるのもあり

どうしても電話対応のスキルが上がらない、もしくは苦手意識が拭えない場合は、電話対応をしない職種を検討することも考えたほうがいいでしょう。

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まとめ

電話対応は、慣れていない人や経験がない人にはハードルが高いのかもしれません。

しかし、電話対応のスキルを向上させるためにできることはいくつかあります。

とくに自信を持ち、必要な情報を準備しておくことが大切です。

もし、どうしても電話対応がうまくできずに退職を考えるなら、退職時に必要な手続きを代行してくれる退職代行サービスがあります。

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悩んでいる人は、まず問い合わせてみてはいかがでしょうか。